Des méthodes appropriées
Une informatique comptable, de gestion et de production
Le CRIDON de Paris dispose, en outre, d'un important parc informatique en réseau. Il lui permet d'élaborer les consultations qui lui sont demandées, de gérer l'ensemble des demandes qui lui sont faites, qu'elles soient vocales ou écrites, et d'en effectuer l'attribution. Il autorise un suivi en temps réel des différentes étapes d'une même consultation et d'en évaluer le coût. Lorsqu'une réponse définitive a été émise, le système en permet la lecture à l'écran. Il permet de suivre instantanément les dossiers. À chaque instant, il est possible de déterminer quelles sont les opérations intervenues sur un dossier (réception d'un courrier, demande de renseignements complémentaires, réponse partielle, réponse définitive, suite sur dossier, etc.).
Il permet enfin de contrôler la production des consultants et de connaître l'activité du CRIDON à l'égard d'une étude en particulier, d'une compagnie, d'un conseil régional et, de manière générale, de pouvoir répondre instantanément à toute demande en relation avec son activité, y compris les délais de réponse. Le système informatique interne permet, en outre, de conserver tous les documents qui ont été élaborés et de les retrouver si besoin est. C'est ainsi que, lorsque l'ensemble des demandes écrites effectuées au CRIDON se feront sur le site du CRIDON de Paris, le CRIDON aura atteint le stade du "tout numérique". La comptabilité, la gestion et la production sont informatiquement interconnectées.
Le système permet aussi de repérer les dossiers qui ont été traités au bénéfice d'une même étude ou d'un même notaire.
Recherche des dossiers d'une étude
Chaque consultant enregistre directement dans le systéme, le nombre de 1/4 d'heure suivant le type d'activité effectuée au cours de la journée de travail.
Evaluation du temps passé sur déclaration
L'ordinateur valorise les 1/4 d'heure, compte tenu du taux horaire de l'activité concernée (consultation ou documentation) et de la personne du consultant.
Le système, à la demande, est en mesure de calculer le coût unitaire d'une activité (le coût théorique d'un dossier par exemple). C'est ainsi qu'est établie une "lettre d'indication de coût" lors de l'envoi de toute réponse écrite. Il peut aussi établir sur une période de temps paramétrable les flux financiers qui ont été consommés pour financer globalement telle ou telle activité des consultants (coût des mises à jour ou lecture de presse, coût des comités, coût investi dans la préparation ou à la participation à des réunions inter-CRIDON, coût des mises à jour des bases de données, etc.). Il permet ainsi à la Direction du CRIDON de mieux organiser la production sans négliger les nécessaires investissements.
Evaluation du coût de la demande
Répartition de l'activité par compagnie
Le système informatique permet aussi de calculer en nombre et en valeur, pour une période déterminée, l'ensemble de la production du CRIDON au bénéfice de compagnies adhérentes.
Il lui est aussi possible de calculer dans les mêmes conditions le type d'activité déployé, les matières traitées et le caractère verbal ou écrit du service rendu au profit des compagnies adhérentes.
Répartition des délais d'intervention tout confondu
Les délais de traitement peuvent aussi être connus dans les mêmes conditions : qu'il s'agisse du délai moyen sur la période paramétrée ou du délai effectif pour une prestation particulière.